在職證明和離職證明有什麼不同
在職證明是證明員工「現在仍在這家公司工作」，常見用途是向銀行申請貸款或信用卡、辦理簽證、租屋，或證明工作與收入狀況。勞動基準法沒有規定在職證明的格式，也沒有規定公司一定要開，所以它沒有統一版本，實務上是由收件單位決定要哪些欄位。
離職證明在法律上的名稱是「服務證明書」，證明員工曾在這家公司任職，通常載明任職期間與職稱。它和在職證明最大的不同是，離職時員工有請求權，公司有義務開。
勞基法第 19 條：雇主不得拒絕開服務證明書
勞動基準法第 19 條規定：勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。也就是說，員工只要向公司提出請求，公司就不能拒絕。違反第 19 條的雇主，依第 79 條第 3 項，可處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰，主管機關還可以依事業規模、違反人數或情節，加重至最高額的二分之一（第 79 條第 4 項）。
這裡的「勞工」是指受雇主僱用從事工作獲致工資的人（第 2 條第 1 款）。公司不開時，可以先以書面方式請求，保留紀錄；仍被拒絕，可向公司所在地的勞工主管機關反映，主管機關在直轄市為直轄市政府，在縣（市）為縣（市）政府（第 4 條）。
證明書該寫什麼
法條只說要發給，沒有規定內容，所以沒有標準答案。常見而且比較不容易出問題的寫法如下：
- 公司資料：公司名稱、統一編號、地址，負責人簽章與公司印章。統一編號是 8 位數字。
- 員工資料：姓名、職稱，必要時加身分證字號，方便收件單位核對。
- 日期：在職證明寫到職日與「目前仍在職」；離職證明寫到職日與離職日。
- 月薪（選填）：貸款、簽證常需要，但建議經員工同意再寫。
- 用途（選填）：註明「供辦理某某事項使用」，避免被拿去做別的用途。
- 離職原因（選填）：法律沒有要求要寫，要不要寫、怎麼寫，建議雙方先確認。
離職原因與失業給付
就業保險法第 11 條規定，失業給付的請領條件之一，是被保險人因非自願離職辦理退保。該條所稱非自願離職，包含投保單位關廠、遷廠、休業、解散、破產宣告，以及勞動基準法第 11 條、第 13 條但書、第 14 條、第 20 條規定的情形離職。所以員工離職後打算申請失業給付時，離職證明上寫的離職原因，可能會影響之後怎麼認定。實際上要附哪些文件，請以就業服務機構或勞保單位的說明為準，這部分我們沒有查到固定格式，不在本工具判斷範圍。
內容必須與事實相符
在職證明常拿去申請貸款或簽證，離職證明則可能拿去應徵下一份工作。證明書的內容必須是真的：刑法第 212 條處罰偽造、變造關於品行、能力、服務或其他相類的證書、介紹書，足以生損害於公眾或他人者。公司開立時，不要為了「幫員工過關」而美化職稱、年資或薪資，這可能涉及其他法律責任；員工自己也不要修改公司開出的證明書。至於個案如何認定，以法院為準。
公司開立時的實務提醒
對公司來說，證明書是以公司名義對外出具的文件，建議建立固定的流程：由人資或負責人確認員工的姓名、職稱、到職日（離職日）與資料庫一致，再用同一份格式開立，並留存一份影本備查，註明開立日期與用途。這樣日後收件單位來電查證，或員工要求補開時，內容才不會前後不一。
開立前，先確認收件單位有沒有指定的格式或欄位，例如貸款或簽證的收件單位，可能要求載明月薪、職稱或到職日。對方有指定時，直接以對方要求為準，可以用本工具把內容補齊。員工的身分證字號與薪資屬於個人資料，只寫收件單位需要的項目就好，不要因為方便就把所有資料都放進去。
怎麼使用這個工具
- 選擇在職證明或離職證明，填公司資料、員工資料與日期。
- 離職證明可以選擇要不要寫離職原因；在職證明可以選擇要不要加月薪（月薪會自動轉國字大寫）。
- 預覽沒問題後，按「列印／存成 PDF」，或「下載 Word 檔」再自己修改。
- 列印後，由負責人簽名或蓋章，並加蓋公司印章。
常見問題
公司可以拒絕開離職證明嗎？
不可以。勞動基準法第 19 條規定，勞動契約終止時，勞工如請求發給服務證明書，雇主或其代理人不得拒絕。違反的雇主，依第 79 條第 3 項，可處新臺幣 2 萬元以上 30 萬元以下罰鍰。遇到公司不開，可以先書面（例如 email 或存證信函）請求並留下紀錄，仍被拒絕時，向公司所在地的勞工主管機關（縣市勞工局或勞動局）反映。
在職證明有沒有法定格式？
沒有。勞動基準法只規定了離職時的服務證明書（第 19 條），沒有規定在職證明的格式，也沒有規定非開不可。公司通常是配合員工要貸款、辦簽證、租屋等需求自願開立。常見內容是公司名稱、統一編號、員工姓名、職稱、到職日，視需要加上月薪，最後由公司用印並由負責人簽章。實際要用哪些項目，仍以收件單位（銀行、領事館、房東）的要求為準。
離職證明一定要寫離職原因嗎？
法條沒有規定服務證明書要寫哪些內容。常見的寫法是到職日、離職日與職稱；離職原因要不要寫，建議由公司與員工事先確認，因為這份文件日後可能被拿去應徵新工作或辦理其他手續，書面上的寫法最好雙方都能接受。本工具預設不寫離職原因，需要的話可以在下拉選單選擇。
在職證明要寫月薪嗎？
不一定。申請貸款、信用卡或簽證時，收件單位常要求載明月薪，但這是對方的要求，不是法律規定。月薪屬於員工的個人資訊，公司開立時，建議經員工同意再載明；員工自己也可以只在需要的證明裡才請公司加上。本工具把月薪設計成選填欄位，不填就不會出現。
在職證明要蓋公司大小章嗎？
沒有法定規定，但實務上收件單位多半希望看到公司印章與負責人簽章，才能確認文件是公司出具的。本工具在預覽下方留了公司印章欄與負責人簽章欄，列印後再蓋章簽名即可。如果收件單位要求用公司專用的格式或另有規定，以對方要求為準。
自己改在職證明或離職證明的內容可以嗎？
不可以。證明書的內容必須與事實相符。刑法第 212 條處罰偽造、變造關於品行、能力、服務或其他相類的證書、介紹書，足以生損害於公眾或他人者，處一年以下有期徒刑、拘役或九千元以下罰金。拿去申請貸款、簽證時，內容不實還可能引發其他法律責任，實際如何認定以法院為準。
這份證明書可以直接拿去用嗎？
本工具產生的是通用格式，條款是為一般的在職、離職證明撰寫的。收件單位有指定格式或欄位時，請以對方要求為準，必要時把項目補進來。範本僅供參考，重大事項請諮詢律師。
資料來源
以下條文均為全國法規資料庫現行條文，查核日期 2026 年 10 月 3 日。
- 勞動基準法第 19 條（服務證明書）、第 79 條（罰則）、第 2 條（勞工、雇主的定義）、第 4 條（主管機關）
- 刑法第 212 條（偽造、變造服務證書）
- 就業保險法第 11 條（失業給付的請領條件與非自願離職）
範本僅供參考，重大事項請諮詢律師。本頁是一般性的法律資訊，不是針對你個案的法律意見。