存證信函是什麼
存證信函是由郵局幫你證明「某年某月某日，寄件人寄出了這份內容給收件人」的信函。郵局會留存一份副本（官方用紙備註：自交寄之日起保存三年，期滿後銷燬），所以日後如果需要證明自己曾經通知過對方什麼事，存證信函是一種常見的留證方式。它不是法院文書，本身沒有強制力；寄出以後會有什麼法律效果，要看信函內容和個案，本站不提供判斷。
怎麼用這個工具
- 填寄件人、收件人（有副本收件人再填副本收件人）的姓名和詳細地址。
- 在「信函內容」輸入文字，或先選一個空白範本，把〔 〕換成自己的內容。每按一次 Enter 就是新的一段，段落會從新的一行開始排。
- 看下方的用紙預覽：文字會依官方格子一格一字往下排，滿 10 行自動換到下一頁。看一下頁數、有沒有警告提示。
- 按「列印／存成 PDF」。預設會一次印出一式三份內容相同的用紙；用紙上的「正」「副」不用自己圈，交郵局辦理時由郵局處理。要存成 PDF，在列印視窗的印表機選「另存為 PDF」。
- 列印後在寄件人「印」的位置簽名或蓋章，帶到郵局櫃檯辦理。
格式規格：以官方用紙為準
我們從中華郵政官網下載了「存證信函格式」（PDF 與 Word 版）核對。重點如下：
| 項目 | 官方用紙的規定 |
|---|---|
| 紙張 | A4 |
| 內容格子 | 每頁 10 行（一至十）× 20 格（1 至 20），共 200 格 |
| 書寫方式 | 每格限書一字；官方使用說明建議 18 pt 字、固定行高 34 pt |
| 上方欄位 | 一、寄件人（姓名、詳細地址、印）；二、收件人（姓名、詳細地址）；三、副本收件人（姓名、詳細地址） |
| 郵局填寫欄 | 存證信函編號、頁數、正本與副本份數、存證費、郵局證明與郵戳（由郵局填寫） |
| 備註 | 需送郵局辦理證明手續後始有效；每件一式三份；塗改增刪說明欄（每頁至多不得逾二十字） |
特別說明：每頁是「10 行 × 20 格」，不是有些文章寫的「20 行 × 20 字」。官方資費表附註也提到，每頁書寫超過 220 字的，要按續頁加收存證費，和每頁 200 格的規格並不衝突。官方使用說明還寫著「請依所提供之格式使用，變更樣式內容者，不予收寄」，本工具是依官方用紙重新排版的，格數、行數與欄位文字盡量比照官方用紙，但不是郵局的原始檔案；郵局對格式有最後認定權。擔心被退件的話，請改用郵局販售的用紙，或官網下載專區的存證信函格式檔。
數字、英文和標點怎麼處理
- 全形：官方使用說明要求英文、數字、符號等用全形輸入。工具預設把半形的 0–9、英文字母和 ASCII 標點轉成全形，例如 100000 變成「１０００００」。
- 一格一字：每個字元（包含標點符號、數字的每一位）都佔一格，不會把兩個字擠在同一格，也不做「標點不能放在行首」之類的調整，因為官方用紙沒有這種規定。
- 空白：輸入的空白會變成空格；每段開頭可以選擇空兩格；空一行會留下整行空白。
- 金額：要寫金額時，可以直接寫數字，也可以加註國字大寫以防被改動；用什麼寫法由你決定，官方用紙沒有規定。
到郵局辦理的流程與費用
- 準備三份：列印一式三份內容相同的存證信函（正本、副本、副本），寄件人在「印」處簽名或蓋章。
- 到郵局櫃檯辦理：存證信函需送交郵局辦理證明手續後才有效（官方用紙備註一）。郵局會蓋戳、填寫編號與費用。
- 郵局的留存：郵局保存副本，自交寄之日起三年，期滿後銷燬。你收到蓋過戳的副本，要自己妥善保存。
- 收件人與回執：可以選擇附回執，由收件人簽收後寄回給你，證明對方收到的時間。
| 項目 | 中華郵政現行標準 |
|---|---|
| 存證費：首頁 | 50 元 |
| 存證費：續頁每頁，或附件每張 | 30 元 |
| 內容相同的兩件以上同時交寄（總副本） | 第一件照上面的標準，其餘每件減半收費 |
| 回執費：白色回執（回執為平信） | 每件 15 元 |
| 回執附掛號費：紅色回執（回執為掛號） | 每件 25 元 |
| 書寫字數超過每頁 220 字而寄件人不願重繕 | 可以收寄，但每頁另按續頁加收存證費 |
以上整理自中華郵政「國內函件資費表」特種資費表的存證信函存證費與附註，資費表頁面上標示的最後檢視／更新日期是民國 110 年 9 月 1 日；我們於 2026 年 10 月 3 日查證，當時頁面仍是這個版本。這裡沒有列出信函的郵資，實際金額請以郵局櫃檯當下的收費為準，或撥郵政顧客服務中心 0800-700-365 詢問。另外，中華郵政也提供「存證信函網路交寄」服務，詳見官網下載專區的業務簡介與資費表。
空白結構範本是什麼
頁面上的四個範本（催告還款、終止租約、催告交屋、一般通知）只是「怎麼分段」的示範：一、事實經過；二、要表達的事項或請求；三、期限或方式；四、其他說明。〔 〕裡的提示是要你自己填的地方，範本沒有寫任何法律主張，也不會替你判斷該主張什麼。如果案情複雜、金額大，或對方已經有律師，建議先找專業人士看過再寄。
寄出前的提醒
- 寄件人與收件人的姓名、地址要寫正確完整，寄不到就無法證明對方收到。
- 寄出前先影印一份留底，並保存郵局蓋戳的副本與回執。
- 內容只寫你確定的事實與要表達的意思，寫錯了無法收回。
- 本工具與本頁說明是一般性的資訊，不是針對你個案的法律意見。
常見問題
存證信函每頁有幾行、每行幾個字？
依中華郵政官網下載的「存證信函格式」，每頁有 10 行，每行 20 格，一頁共 200 格，每格限寫一個字。網路上有些文章寫「每頁 20 行、每行 20 字」，和官方用紙對不起來，本工具以官方用紙為準。另外，郵局資費表附註提到，每頁書寫字數超過 220 字而寄件人不願重繕的，仍可收寄，但每頁要另按續頁加收存證費。
一定要用郵局賣的用紙嗎？自己列印可以嗎？
可以自己列印。中華郵政在官網提供「存證信函格式」的電子檔，官方使用說明寫的是：請依所提供的格式使用，變更樣式內容的，不予收寄。也就是說，格式、項目和印刷文字都要和官方用紙相同。本工具是依官方用紙重新排版的，不是郵局的原始檔案，每個人的印表機與瀏覽器設定也不同，郵局對格式有最後認定權。如果擔心被退件，請改用郵局販售的用紙，或官網下載專區的格式檔。
為什麼數字和英文要轉成全形？
官方的「存證信函格式使用說明」寫著：英文、數字、符號等請用「全形」輸入。全形字的寬度剛好等於一個中文字，一個字佔一格，整齊又符合「每格限書一字」。所以本工具預設把你輸入的半形數字、英文字母和符號（例如 123、ABC、(、,）轉成全形（１２３、ＡＢＣ、（、，）。如果你自己輸入的已經是全形，不會有影響；你也可以取消勾選，改成原樣照排，每個字元仍然佔一格。
存證信函要寄幾份？去哪裡辦？
官方用紙備註寫的是：每件一式三份，存證信函需送交郵局辦理證明手續後才有效，自交寄之日起，由郵局保存副本，三年期滿後銷燬。所以要準備三份相同的內容（本工具可以一次印出正本一份、副本兩份），帶到郵局櫃檯辦理。郵局會在你的信函上蓋戳、填寫存證信函編號與費用，正本寄給收件人，副本一份由你保存。實際的受理方式與需要帶的證件，請以郵局櫃檯說明為準。
存證信函要多少錢？
依中華郵政「國內函件資費表」（特種資費表）：存證費首頁 50 元，續頁每頁或附件每張 30 元；內容相同的兩件以上同時交寄、作成總副本的，第一件照標準收費，其餘每件減半。使用回執的話，白色回執（平信）15 元，紅色回執（掛號）25 元。這些是存證費與回執費，郵資另外計算，請以郵局櫃檯當下的收費為準，資費表的檢視日期是民國 110 年 9 月 1 日，我們在 2026 年 10 月 3 日查看時仍是這個版本。
寫了存證信函，對方就一定要照做嗎？
不一定。存證信函是由郵局證明「你在某一天寄出了這份內容」，用途主要是留下證據；它本身不是法院的命令，也不會自動讓對方負擔義務。寄出後對方怎麼回應、能不能達到你的目的，要看個案與你主張的內容。這個工具只幫你把文字排進官方格子，不判斷內容有沒有道理，也不是法律意見。
信函裡可以寫什麼？有沒有字數或內容的限制？
官方用紙沒有規定內容該怎麼寫，只規定格式：每件一式三份，用不脫色筆或打字機複寫，或書寫後複印、影印，每格限書一字，色澤明顯、字跡端正。內容怎麼寫、要不要列條款、要主張什麼，取決於你的案情，這部分本工具不提供建議。頁面上的範本只有「一、二、三……」的段落架構和要填的欄位，沒有預寫任何法律主張。重大或有爭議的事情，建議先諮詢律師，或向法律扶助基金會申請協助。
寫錯字或要修改怎麼辦？
列印前在輸入框改好就行。如果已經印出、辦理前才發現要改幾個字，官方用紙備註第二點有一欄「塗改增刪」：要填「在第幾頁第幾行第幾格下，塗改增刪幾字」並蓋寄件人的印章，而且每頁至多不得逾二十字。本工具提供頁、行、格、字數的輸入框，會填進用紙這一欄的空格，其餘印刷文字維持官方原樣。
資料來源
以下資料於 2026 年 10 月 3 日查核。
- 中華郵政全球資訊網：下載專區－存證信函（內含存證信函格式 PDF／Word／ODT，更新日期 114/02/05，與存證信函格式使用說明）
- 存證信函格式（PDF）：每頁 10 行 × 20 格、備註三點的依據
- 存證信函格式使用說明（PDF）：全形輸入、18 pt、固定行高 34 pt、變更樣式不予收寄的依據
- 中華郵政全球資訊網：國內函件資費表（特種資費表：存證費、回執費與附註）
- 財團法人法律扶助基金會
本工具不是法律意見，格式與資費以中華郵政現行公告為準。重大爭議請諮詢律師或法律扶助基金會。